Naar overzicht 30-10-2026

Hoe Copilot ons tot 80% tijd bespaart bij projectdocumentatie

AI gebruiken om teksten te schrijven is inmiddels niets nieuws. De echte winst zit vooral in het slimmer inrichten van terugkerende werkzaamheden. Bij 2BE it gebruiken we Microsoft Copilot bijvoorbeeld voor het uitwerken van intakegesprekken en projectdocumentatie. Een proces dat ons in de praktijk tot ongeveer 80% tijd kan besparen.

Van gesprek naar projectdocument

Tijdens een intake voor IT of telefonie komt veel informatie voorbij. We bespreken wensen, technische aandachtspunten, afspraken, acties en keuzes die later in het project belangrijk zijn. Voorheen maakten we tijdens zo’n gesprek uitgebreide notities en werkten we die daarna handmatig uit tot een samenvatting of projectdocument.

Tegenwoordig laten we het gesprek, met toestemming, transcriberen door een AI-opnametool. Die transcriptie gebruiken we vervolgens in Microsoft Copilot om volgens een vaste structuur een eerste versie van het document op te stellen. Daardoor beginnen we niet meer met een leeg document, maar met een uitgewerkte basis die we controleren, corrigeren en aanvullen.

Tot 80% tijdwinst in de uitwerking

Daar zit voor ons de grootste winst. Werk waar we eerder bijvoorbeeld een uur mee bezig waren, kunnen we nu in sommige gevallen in tien tot vijftien minuten afronden. Dat betekent een tijdwinst van ongeveer 75% tot 85%.

Copilot neemt het werk daarbij niet volledig over. Het helpt vooral bij het verzamelen, structureren en samenvatten van informatie. De medewerker blijft verantwoordelijk voor de inhoud, controleert of afspraken goed zijn verwerkt en vult waar nodig kennis of context toe. Juist die combinatie maakt het voor ons waardevol.

De winst zit in een goed ingericht proces

De tijdwinst komt niet alleen doordat we Copilot gebruiken. Het grootste verschil ontstaat doordat we vooraf hebben bepaald hoe we AI inzetten binnen het proces. Welke informatie moet in een projectdocument staan? Hoe moet de opbouw eruitzien? En welke instructies geven we mee? Zodra die basis goed staat, wordt Copilot geen losse tool, maar een vast onderdeel van de werkwijze.

Zo ziet dat proces eruit

Resultaat: minder handmatig uitzoek- en typewerk en in de 2BE-it-case tot circa 80% tijdwinst bij het uitwerken van projectdocumentatie.

AI als hulpmiddel, niet als eindstation

Een door Copilot opgesteld document gaat bij ons nooit zonder controle naar een klant. AI maakt een eerste versie, maar de inhoudelijke beoordeling blijft bij de medewerker. Dat vinden we belangrijk, zeker wanneer het gaat om klantinformatie, technische keuzes of afspraken die later in een project terugkomen.

Voor ons is dat precies de rol die AI zou moeten hebben: het voorbereidende werk versnellen, terwijl kennis, verantwoordelijkheid en controle bij mensen blijven.

Waar kan 2BE it bij helpen?

Copilot levert pas echt iets op als de basis goed staat. Denk aan een veilige Microsoft 365-omgeving, de juiste toegangsrechten en duidelijke afspraken over hoe medewerkers AI gebruiken binnen hun dagelijkse werk.

Mike, Vincent en Nick denken graag mee over een praktische en veilige toepassing van Copilot binnen jouw organisatie.

Plan adviesgesprek

Hoe heet je?

Bij welk bedrijf werk je?

Via welk e-mailadres kunnen we je bereiken?

Hoe kunnen we je telefonisch bereiken?

Met wie wil je contact?

Nick

Mike

Vincent

Geen voorkeur

Wanneer mogen we contact opnemen?

Zo snel mogelijkBinnen een paar werkdagenGeen haast, wanneer het uitkomt

Ja, plan mijn adviesgesprek